Características Generales - Introducción

REDUZCA los tiempos de espera


• ALFA21 VET® POSEE UNA ARQUITECTURA ABIERTA QUE SE ADAPTA PERMANENTEMENTE A LA INNOVACIÓN TECNOLÓGICA

• El Sistema de Gestión ALFA21 VET® para Laboratorios de Veterinaria es un paquete integrado que permite la gestión completa del laboratorio en total compatibilidad con su entorno.

• Ha sido desarrollado con Microsoft Visual Studio y su estructura modular le permite crecer al ritmo de sus necesidades y presupuesto, desde una sencilla instalación monopuesto sobre Windows XP / Vista / 7 / 8 hasta una compleja red sobre Windows 2003 / 2008 / 2012 Server. La aplicación se encuentra preparada para trabajar con bases de datos relacionales MS Access y Cliente-Servidor MS SQL SERVER. Asimismo, el sistema está optimizado para el trabajo en entornos Terminal Server, Citrix, etc., permitiendo la interconexión entre laboratorios, independientemente de que se encuentren situados en diferentes ubicaciones físicas.


FÁCIL manejo y configuración


• El diseño de ALFA21 VET® se ha realizado teniendo como objetivos la facilidad de manejo y el seguimiento lógico del proceso de análisis, desde la recepción de la solicitud hasta la emisión del informe.


Robustez, flexibilidad y SEGURIDAD


• La seguridad de la información queda garantizada dado que, además de la identificación de usuarios clásica, el programa contempla la posibilidad de autentificación a través de un servidor LDAP. Personalice y limite las acciones de cada usuario dado de alta en la aplicación y seleccione los módulos del programa a los que tiene acceso. Un completo auditor registra la actividad y la trazabilidad de los datos durante el manejo de la aplicación. El programa también aporta herramientas para la realización de copias de seguridad periódicas y desatendidas.


• ALFA21 VET® es un sistema multilenguaje y multilaboratorio: permite que varios laboratorios colaboradores o diferentes centros de extracción trabajen bajo la misma licencia del programa, compartiendo recursos comunes y reduciendo costes. Discrimine la información que será accesible para cada uno, configure el informe clínico así como los dispositivos disponibles en los laboratorios.

• ALFA21 VET® dispone de un completo proceso diario que permite dar de alta peticiones, generar hojas de trabajo, comunicar con analizadores automáticos y otros dispositivos, completar y validar los resultados, editar informes clínicos y supervisar las tareas pendientes. Además, contempla módulos específicos de citaciones, de urgencias, de laboratorios de referencia, de gestión de documentos e imágenes, de control preanalítico y postanalítico.

• Genere códigos de barras para identificar sus muestras. Nuestro sistema le proporciona distintos modelos de codificación que le permitirá adaptarse a cualquier situación.

Características Generales - Características

Ágil, compacto y PERSONALIZABLE


• Las comunicaciones con analizadores se integran en el programa y se manejan desde un panel de control. ALFA21 VET® está preparado para la comunicación simultánea con múltiples analizadores. Conecte además cualquier dispositivo externo que así lo permita (lectores de hojas grafitadas, datáfonos, etc.) para automatizar la introducción de datos.


Un PILAR fundamental para el crecimiento de su laboratorio


• Introduzca resultados manualmente por paciente, por técnica o por hoja de trabajo y controle cómodamente los resultados anteriores de los pacientes, visualizando incluso los 4 últimos resultados mientras introduce los actuales. El control de resultados por Delta-Check le permitirá examinar la variación de los mismos frente a la última medida.

• La aplicación contempla, si así lo desea, la conexión con sistemas información hospitalaria (HIS) para obtener los datos demográficos de los pacientes a partir de su historia clínica.

• Realice la validación o la revisión de resultados a peticiones completas, por cada prueba individual o de forma automática. Aplique, si así lo desea, la doble validación a los resultados, realizando una primera revisión técnica y posteriormente una validación facultativa. Personalice y defina fórmulas de selección para facilitar la actividad de los profesionales. Con las fórmulas de acción también podrá añadir, eliminar o modificar resultados según las condiciones que usted decida.

• La aplicación permite personalizar el informe clínico de forma integral, modificando cualquier aspecto relativo a presentación y estructura. Puede incorporar distintas cabeceras, formatos, logotipos, firmas tratadas digitalmente, tipos de letra, colores, imágenes, gráficos de evolución, representaciones de pruebas funcionales, comentarios, etc.

• Distribuya sus documentos de forma inteligente asignando destinos de informes automáticos por fax, impresora o correo electrónico. Aplique firmas digitales a sus documentos PDF para garantizar la integridad y autenticidad de los mismos.

Características Generales - Módulos

Explote todo el POTENCIAL de su empresa


• El módulo de facturación permite obtener y gestionar cómodamente sus facturas tanto en papel como en el formato electrónico propio de cada una de las compañías. Complemente todo ello con la herramienta de caja, donde podrá registrar cualquier movimiento económico.

• Gestione el calendario de vacunación de cada animal registrando las fechas en nuestro módulo de citaciones.

• ALFA21 VET® dispone de un potente módulo de Control de Calidad con sueros de control valorados o medias de pacientes, pudiendo obtener gráficos de Levey-Jennings, CUSUM o utilizar las reglas de Westgard.



• El Módulo de Gestión de incidencias le ayudará certificar o acreditar su laboratorio según las normas ISO. Los usuarios podrán registrar acciones preventivas, no conformidades o acciones correctivas sobre cualquier situación anómala sucedida en el laboratorio y dejar notas de aviso a los destinatarios.

• Con el mismo fin, el Módulo de Gestión documental le ayudará a organizar, controlar y acceder a la numerosa documentación necesaria para las acreditaciones.

• Un completo almacén permite llevar el control de proveedores, reactivos y material fungible, con la opción de realizar descuentos de existencias de forma manual y automática. Supervise en cada momento el estado general de su almacén y obtenga alertas sobre las existencias y fechas de caducidad de sus artículos. Gestione completamente sus pedidos a través del programa, desde la solicitud de los mismos hasta su recepción, siendo posible editar cualquier tipo de listado.

• El programa se complementa con un sistema avanzado de conexión remota para la asistencia técnica y con herramientas destinadas a facilitar el aprendizaje: manual de usuario, ayuda en línea, tutoriales y vídeos formativos.


Soporte TOTAL


• El programa se complementa con un sistema avanzado de conexión remota para la asistencia técnica y con herramientas destinadas a facilitar el aprendizaje: manual de usuario, ayuda en línea, tutoriales y vídeos formativos.


ALFA21 crece en función de sus necesidades


• Tiene la posibilidad de incorporar cualquier funcionalidad o rutina de trabajo propia de su laboratorio. Nos encontramos en continuo desarrollo de programa externos personalizados en función de las necesidades de nuestros clientes y de la evolución del sector. Estos son algunos ejemplos:

• La herramienta ALFA21 NET® le proporciona un potente sistema para publicar sus informes a través de Internet. Agilice la consulta de resultados y la obtención de informes accediendo en cualquier momento y lugar, tan sólo con un navegador de Internet.

• El servicio de envío de SMS le permitirá mejorar la atención que presta a sus clientes. Envíe mensajes de texto a sus teléfonos móviles para comunicarles la disponibilidad de sus resultados analíticos.

• ALFA21 VET® cumple los principios de seguridad de la Ley Orgánica 15/1999, de 13/XII, de Protección de Datos de Carácter Personal, y el R. D. 994/1999, de 11/VI, por el que se aprueba el Reglamento de Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal.

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Alta de visitas

REDUZCA los tiempos de espera


• Optimice la introducción de peticiones y datos de la mascota utilizando el método más adecuado en cada momento. Registre las peticiones de forma manual, mediante un formulario, mediante lectores de hojas grafitadas o a través de centros periféricos.

• Incluya las técnicas individualmente, mediante perfiles, sistemáticos, pruebas asociadas o reglas programadas. Defina paneles de pruebas según sus necesidades y consiga una entrada de datos personalizada y ágil.

• Podrá dar de alta las peticiones por lotes solicitando un conjunto de pruebas para un grupo de animales, sin necesidad de repetirlas en cada uno de los casos.


Recoja la FIRMA DEL PROPIETARIO


• ALFA21 permite la conexión con tabletas de firma digital para recoger y guardar la firma del propietario en el sistema, dando su consentimiento al estudio o envío de información desde el laboratorio.

• Imprima el documento de consentimiento firmado, una vez recogida la firma desde la tableta.

• Puede asociar imágenes o documentos que son necesarios para la autorización o ejecución de algunos estudios.

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Hojas de Trabajo

Organice su laboratorio


• Organice las tareas de su laboratorio mediante hojas de trabajo.

• ALFA21 VET® permite crear distintos modelos con diferentes formas de selección de datos. Realice la introducción de resultados de forma dinámica y eficaz, cumplimentando resultados numéricos, alfabéticos, textos libres o añadiendo comentarios.

• Realice en la misma pantalla la validación de los resultados, otorgando permisos por usuarios y por secciones. También pueden editarse las hojas de trabajo en formato papel, donde es posible incluir tanto el nombre como la fecha de nacimiento del animal y elegir presentaciones de 8 o de 16 pruebas por hoja.

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Conexiones Online

POR FIN entenderá a sus analizadores


• Las comunicaciones se integran en el programa y se manejan desde el panel de control.

• ALFA21 VET® está preparado para la comunicación simultánea con varios analizadores, lo que evita los trastornos derivados de finalizar una comunicación para inicializar la siguiente. Además, es posible trabajar en otras ventanas del programa mientras las comunicaciones se encuentran activas, sin que se produzca ningún tipo de interferencia.

• La recepción de resultados se realiza mediante un proceso intermedio que elimina los errores provocados por la recepción de resultados incorrectos.

• El proceso anterior le permite corregir resultados en bloque, sugerir repeticiones, cambiar números de identificación de pacientes y finalmente asentar todos los resultados de una vez. Un sistema de avisos le ayuda a realizar las diferentes operaciones.

• Conecte analizadores de forma remota. De esta manera puede controlar cada analizador desde lugares distintos a la ubicación física del mismo.


HOST query


• Si trabaja en tiempo real y con código de barras, será Alfa21 el que envíe automáticamente la carga de trabajo al analizador, evitando así la generación previa y envío posterior de listas de trabajo. De la misma manera, los resultados son incorporados directamente a la visita correspondiente agilizando así el trabajo diario. • También puede programar los controles de calidad.

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Resultados y Validación

El trabajo nunca había sido tan fácil


• La introducción de resultados se puede realizar por animal, por técnica o por hoja de trabajo. Establezca filtros de selección de resultados en función de multitud de criterios: intervalos de fechas o números de registro, resultados pendientes, por clientes, procedencias, peticionarios, pruebas, hojas de trabajo, urgentes, grupos, subgrupos, perfiles, patología, etc.

• Los resultados se pueden expresar mediante números, textos libres, comentarios, cálculos, máscaras, plantillas y resultados codificados. El sistema posibilita la incorporación de imágenes asociadas a las pruebas, integrándolas totalmente en el informe clínico (fotografías, representaciones evolutivas, representaciones de pruebas funcionales, etc.). También dispone de un módulo exclusivo para cumplimentar los resultados de microbiología.

• ALFA21 VET® le permite controlar cómodamente los resultados anteriores de los animales, pudiendo incluso visualizar los 4 últimos resultados mientras introduce los actuales, así como obtener mediante un simple clic un cuadro de resultados completo con la totalidad de las visitas.

• La aplicación permite realizar tanto la validación completa de una petición como la de cada prueba individual de que se compone. Puede realizar esta tarea de dos formas al incorporar un régimen de doble validación de resultados: técnica y facultativamente. Un sencillo sistema de iconos indica el estado de la prueba en cada momento y el auditor muestra la evolución del resultado. Puede introducir múltiples criterios y crear fórmulas de selección para facilitar la labor de los profesionales que trabajan con ALFA21 VET®. Configure fórmulas de acción para añadir pruebas a sus peticiones, eliminarlas o modificar sus resultados y comentarios en función de condiciones.

Su laboratorio marcará la DIFERENCIA


• El sistema posibilita la incorporación de imágenes asociadas a las pruebas mediante el Módulo Multimedia, integrándolas totalmente en el informe.

• Visualice el estado de cada técnica en cualquier momento y disponga de un histórico de acciones o auditor que le indica las operaciones realizadas sobre cada una de ellas. Tiene la posibilidad de repetir pruebas.


• Obtenga informes provisionales o definitivos, incluyendo en ellos gráficos de evolución de una determinada técnica, curvas, imágenes, etc.

• Emita los informes libremente por impresora, fax o correo electrónico. Automatice el proceso utilizando el sistema inteligente de impresión por destinos, permitiéndole establecer el modelo, cabecera y formato de exportación de cada uno de los informes.


Control TOTAL sobre sus pruebas enviadas


• Derive muestras a Laboratorios de Referencia de forma manual o automática. Vea rápidamente aquellas muestras derivadas y saque listados detallados.

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Informes Clínicos

Su SELLO de distinción


• La aplicación permite personalizar el informe de forma integral, modificando cualquier aspecto relativo a presentación y estructura.

• Configure tantas cabeceras y formatos como considere oportunos sin ningún tipo de limitación y mantenga el aspecto de los informes clínicos de su laboratorio incluyendo tipos de letra, colores, logotipos y firmas digitalizadas. Determine la ubicación de cada elemento en el informe, así como la información que va a ser mostrada.

• Incluya imágenes, gráficos de evolución, representaciones de pruebas funcionales, comentarios, etc. Organice la presentación de las técnicas en grupos y subgrupos, determine valores de referencia extendida en función de la especie y la edad del paciente, asigne varias unidades de expresión de resultados, establezca saltos de página o incluya las diferentes metodologías de análisis.

• Muestre en el informe el resultado de la visita anterior para facilitar al profesional un mejor diagnóstico.

• Podrá imprimir los informes en otros idiomas, sin cambiar la configuración de su programa, lo que resulta de gran utilidad en aquellas zonas geográficas donde se hablan varias lenguas simultáneamente o que tienen gran afluencia de extranjeros.

• Previsualice el informe en pantalla antes de sacarlo por impresora. Indique el número de copias que desea de cada informe.


Automático y seguro


• Emita automáticamente informes en bloque o grupos de informes. Seleccione en cada momento los criterios que permitan realizar los grupos de informes. Puede reeditar aquellos informes que precise.

• Envíe directamente sus informes por fax o correo electrónico. Utilice la impresión de informes por destinos, lo que le permite indicar para cada paciente el destino o destinos que tendrá su informe, modelo de impresión o exportación para cada uno de ellos.

• Proteja cualquier informe clínico mediante una contraseña antes de enviarlo por correo electrónico , para asegurar la confidencialidad de los datos. Incluya opcionalmente un certificado digital para especificar la autenticidad del mismo.

• Exporte informes clínicos a múltiples formatos (Word, Excel, PDF, HTML, Texto enriquecido, etc.).

• Utilice la aplicación ALFA21.NET que permite acceder a los datos de la aplicación ALFA21 de su laboratorio a través de Internet o de una Intranet corporativa en tiempo real. Genere peticiones, imprima informes, etc.

• Exporte los resultados a otras aplicaciones de gestión existentes en el mercado.

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Laboratorios de Referencia

Control total de pruebas enviadas


• El módulo de laboratorios de referencia realiza el control y seguimiento de las peticiones que contienen pruebas enviadas a laboratorios externos. Los identificadores de colores permiten visualizar de forma sencilla las peticiones con pruebas enviadas a cada uno de los centros y controlar las fechas previstas de recepción.

• La aplicación identifica las pruebas enviadas y da acceso de forma inmediata a las peticiones correspondientes, donde es posible visualizar, modificar o completar su contenido. El sistema permite enlazar con programas específicos de laboratorios de referencia para el intercambio de datos.

• Desde la pantalla de introducción de resultados también podremos identificar fácilmente a través de colores, las pruebas enviadas a laboratorios externos.

• Es posible también imprimir listados con todas las pruebas enviadas, o bien sólo las de un determinado laboratorio, filtrar por la fecha prevista de finalización, etc.

• Desde la Estadística podremos visualizar datos e imprimir diferentes gráficos referentes a las pruebas enviadas.

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Facturación

Le sorprenderá su simplicidad y exactitud


• La facturación se puede realizar a pacientes privados y a clínicas (por empresa, procedencia, animal, prueba, reducida, detallada, simple, completa, desglosada, etc.).

• Asigne series de facturas para distinguirlas según el tipo de actividad. Los precios se pueden introducir individualmente estableciendo el valor de cada prueba para cada uno de los baremos, pero también es posible crear agrupaciones de pruebas con precio único o establecer sistemáticos de facturación.

• Utilice los precios actuales o los que fueron grabados en el momento de realizar cada una de las peticiones.

• Facture meses completos o los períodos comprendidos entre dos fechas.

• La aplicación contempla un sistema opcional de supervisión de peticiones para su inclusión en la facturación.

• También se contempla la facturación personalizada, para la emisión de facturas libres sobre cualquier concepto.


Control de facturas


• Envíe sus facturas automáticamente por fax o por correo electrónico.

• Exporte sus facturas en diferentes formatos.

• El módulo de facturación permite llevar un control exhaustivo de las facturas emitidas (privados, compañías y personalizadas). El sistema realiza una completa gestión de cobros y genera listados atendiendo a los diferentes criterios. También elabora libros de facturas y enlaza con distintos programas de contabilidad.

• Defina los tipos de porcentaje (IVA, IRPF, Base Imponible, Descuento, etc.) para su utilización en la facturación a compañías.


Agentes comerciales


• Defina sus Agentes Comerciales configurando para cada uno de ellos el tipo de comisión que recibirá, dependiendo de unos criterios configurables.

• Genere la liquidación correpondiente a cada uno individualmente o bien a un grupo de ellos.

• Gestione el pago de cada liquidación y compruebe su estado mediante un sencillo sistema de iconos.

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Estadística y Gestión

Optimice sus recursos


• La estadística y los gráficos de evolución posibilitan la explotación de los datos introducidos, realizando el desglose de cada muestra por prueba, sociedad, procedencia o peticionario.

• Los resultados se pueden obtener de forma gráfica o a través de un documento impreso.

• Genere listados de cada prueba para conocer las veces que ha sido realizada, el número de veces que ha obtenido resultado patológico, el valor medio registrado, el costo y la facturación. Obtenga recuentos generales de técnicas, de técnicas patológicas, así como el costo y el montante total de la facturación.

• Realice estadísticas relativas a sociedades, procedencias o peticionarios que contengan el número de pacientes, el número de pruebas realizadas, el costo y la facturación. Obtenga recuentos totales de pacientes, de pruebas realizadas, así como el costo y el montante total de la facturación.

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Control de Calidad

Decida su nivel de Calidad


• ALFA21 VET® dispone de un módulo de control de calidad a través del cual se pueden definir sueros valorados. La explotación de datos admite representaciones gráficas tipo Levey-Jennings o Cusum y un completo control gráfico sobre los valores medios diarios de las pruebas realizadas.

• Los controles contemplan las reglas Westgard, por lo que el sistema le avisa de las posibles desviaciones estándar de sus controles, así como de las causas de error.


Consiga su acreditación en normas ISO


• El módulo de gestión de incidencias se convierte en una herramienta indispensable para la certificación o acreditación de su laboratorio según las normas ISO. Con él los usuarios de la aplicación podrán dar de alta no conformidades, acciones correctivas o acciones preventivas. Le permitirá llevar un control de cualquier situación anómala que desee reflejar en él.

• Defina clases de incidencias para abarcar todas las secciones y actividades del laboratorio, defina su nivel de prioridad y asígnelas a los usuarios.

• Active un sistema de avisos para las incidencias que serán visualizados en la pantalla principal.


Organice y controle toda la documentación


• El módulo de gestión documental se convierte en otra herramienta indispensable para la certificación o acreditación de su laboratorio según las normas ISO.

• Simplifica el control y acceso a la documentación relativa a las normas de calidad como ISO 9001, ISO 17025, ISO 15189, etc.

• Permite restringir los accesos por secciones o laboratorios. Además, posibilita el control de versiones de cada documento, así como marcar si un documento está vigente u obsoleto.

• Puede crear agrupaciones personalizadas de documentos de forma que establezca a medida la organización de la documentación.

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Gestión de Almacén

Gestione y controle su almacén


• El módulo de almacén le permite definir sus proveedores, así como el catálogo de productos, con sus precios correspondientes, para cada uno de ellos.

• Reciba avisos del estado de los reactivos mientras introduce las peticiones.

• Determine el reactivo que va a ser empleado en cada momento para la realización de las técnicas, indique el lote al que pertenece y su fecha de caducidad.

• Mantenga un control de las existencias de sus productos de forma manual o automática en función de las pruebas realizadas.

• Realice un completo tratamiento de generación y recepción de pedidos de acuerdo con los stocks máximos y mínimos prefijados. Obtenga listados de cada uno de ellos.

• Tiene la posibilidad de realizar pedidos de forma manual o automática.

• El sistema permite realizar un seguimiento de cada pedido y anotar las unidades recibidas hasta completar el proceso de recepción.

Situación de almacén   Gestión de Albaranes
• Realice la recepción de artículos atendiendo a los números de lote o a las fechas de caducidad de los productos.

• Amplíe sus pedidos pendientes de recepción añadiendo más artículos.

• Controle eficazmente los descuentos y ofertas de cada uno de sus proveedores. Muestre esta información en el documento que envíe a sus proveedores.

• Emita directamente, por fax o correo electrónico, el pedido realizado.

• Podrá realizar la gestión de los albaranes y facturas de sus proveedores, controlar los pagos e incluso asociar a cada albarán o factura el documento original escaneado.

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Módulo Multimedia

Su laboratorio marcará la DIFERENCIA


• El módulo multimedia es un sistema avanzado de gestión de documentos (imágenes, videos, ficheros de Office, archivos PDF, etc.) que nos permite asociarlos a las peticiones para su consulta y nos ofrece la posibilidad de incluir los archivos gráficos en los informes clínicos con diversos formatos.

• Ahora puede crear su propia biblioteca multimedia y disponer de todos los elementos que la forman sin límites.

• Utilice este módulo para introducir imágenes, vídeos o sonidos asociados a un paciente o a una prueba en concreto. Decida qué imágenes se incluirán en el informe, organice el orden de aparición y la ubicación de las mismas y acompáñelas, si lo desea, con una nota o descripción.

• Compruebe los archivos asociados en formato de lista o en miniaturas, vea una vista previa de las imágenes o reproduzca los archivos de vídeo o sonido. Revise los archivos asociados en las visitas anteriores de los pacientes.

• Si lo desea, puede modificar las imágenes directamente desde esta pantalla.

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Programas Externos

Flexibilidad sin límites


• Intercambio de datos con otras aplicaciones de gestión existentes en el mercado. (Algunas empresas solicitan que además de los informes de pacientes, se les envíe los datos de la analítica de forma que ellos pueden incluirla en su sistema informático.)

• Integración con Laboratorios de Referencia. (Mediante los programas de integración con laboratorios de referencia, podrá enviar pruebas y recibir resultados automáticamente, ahorrando tiempo y evitando errores de trascripción de resultados.)


Desarrollos a MEDIDA


• Nos encontramos en continuo desarrollo de Programas Externos en función de las necesidades de nuestros clientes y de la evolución del sector, como por ejemplo: etiquetas de códigos de barras, consulta de resultados por internet, programas de traspaso de datos, envío de sms, etc.

• No se preocupe si el programa que necesita no está en nuestro catálogo, lo estudiaremos con usted para realizar un desarrollo a su medida.

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